Il ridimensionamento dei budget aziendali come ha influito nella gestione e organizzazione degli uffici legali?
Negli ultimi anni i budget aziendali sono stati oggetto di crescente ridimensionamento ed il management si aspetta da un dipartimento legale interno il raggiungimento del massimo risultato con il minimo impiego di risorse, garantendo la stessa misurabilità in termini di performance di ogni altro dipartimento aziendale. Tali circostanze stanno profondamente ridisegnando il rapporto tra studi legali ed imprese in un’ottica di ottimizzazione dei costi ma al contempo di creazione di forme alternative di gestione dell’attività legale nel perseguimento di un obiettivo che – con un’espressione che sentiamo sempre più spesso ripetere – viene definito del “MORE FOR LESS”.
Gli avvocati di studi legali quali difficoltà incontrano oggi nei rapporti con i giuristi d’impresa?
L’obiettivo del “MORE FOR LESS” sta esponendo gli studi legali al rischio che talune attività di assistenza possano essere equiparate a breve a vere e proprie “commodity” e a ciò potrebbe fare seguito la difficoltà per uno studio legale nel dimostrare il proprio valore aggiunto. In questo momento diventa quanto mai rilevante essere in grado di comunicare al mercato i propri elementi di forza che credo debbano concentrarsi in tre direzioni principali: 1) qualità, elemento imprescindibile ma ahimè di per sé non più sufficiente; 2) conoscenza del cliente e capacità non solo di rispondere ma addirittura di captare in anticipo e con spirito proattivo le sue esigenze; 3) riduzione delle inefficienze, che a parità di qualità, potrebbero davvero rappresentare la differenza per uno studio legale esterno. E su questi due ultimi punti un grande supporto può essere fornito da un uso intelligente e più dinamico della tecnologia.
La grande mole di documentazione contrattuale presente nell’ufficio legale di un’azienda può diventare un elemento di efficienza se gestito correttamente?
In base alla mia esperienza, i principali problemi nella gestione della documentazione contrattuale di un’impresa attengono all’assenza di sistematizzazione nell’attività di archiviazione, particolarmente evidente in aziende dall’elevato turn over all’interno del dipartimento legale, alla carenza di standard contrattuali e/o non conformità normativa degli standard esistenti e a volte allo scarso coinvolgimento del dipartimento legale da parte delle funzioni commerciali nel processo di formazione e/o negoziazione contrattuale.
Ciò può esporre un dipartimento legale interno al rischio di non performance, senza contare il rischio di insorgenza di procedimenti contenziosi.
Tali criticità possono essere agevolmente mitigate ed anzi diventare un elemento di efficienza facendo ricorso alla valorizzazione dell’esistente e alla “patrimonializzazione” delle conoscenze, documenti ed esperienze che vanno messe il più possibile a fattor comune con le imprese clienti. In una parola, con la capacità di sintesi che connota gli anglosassoni, occorre orientarsi al “knowledge management”, offrendo al cliente strumenti atti alla gestione di questo patrimonio, con attività chiave quali una corretta archiviazione dell’esistente, monitoraggio costante delle non-conformità, creazione di standard, ove possibile. Tutto ciò garantisce all’ufficio legale interno non solo un maggior dominio sull’elevata documentazione contrattuale che si trova quotidianamente a gestire, ma anche più risorse per la gestione di operazioni più complicate, soprattutto nei periodi di maggior lavoro, oltre che la possibilità di poter contare su professionisti che grazie alla preventiva attività di razionalizzazione e monitoraggio hanno imparato a conoscere molto bene il suo business e le maggiori criticità che gli si pongono nella gestione delle relazioni con le controparti contrattuali.
La tecnologia oggi come ha modificato il rapporto avvocato – giurista d’impresa e quali vantaggi ha apportato?
Sono un giovane avvocato ma è di tutta evidenza che dall’inizio della mia carriera il modo di assistere il cliente è profondamente cambiato, basti pensare a come veniva gestita un’attività di due diligence fino a qualche anno fa e come invece viene gestita oggi, grazie all’utilizzo di data room virtuali che consentono, specie in complicate operazioni cross-border, a professionisti dislocati in Paesi diversi di supportare il cliente in tempo reale.
E credo che nei prossimi anni assisteremo ad un’ulteriore accelerazione, sia sotto il profilo della comunicazione che dell’esercizio della professione. Nel primo caso penso all’utilizzo di business social network che consentono ad un professionista di essere immediatamente visibile e riconoscibile per un potenziale fruitore dei suoi servizi, nel secondo caso all’utilizzo di software gestionali, archivi on-line, piattaforme di lavoro comuni che consentano al team legale interno all’azienda di pensare al professionista esterno come una naturale estensione della propria struttura, con in più alcuni vantaggi, in termini di reperibilità, ampio ventaglio di competenze e risorse.
Lo studio Orrick utilizza un particolare metodo e organizzazione per la gestione dei rapporti con i legali d’azienda?
Seguendo l’esperienza delle sedi d’Oltreoceano – tradizionalmente orientate allo scouting di nuove iniziative nel mondo dell’information technology al servizio delle imprese – e mutuando tecniche ormai consolidate, gli uffici italiani, presso i quali lavoro all’interno del Corporate Department guidato dall’Avv. Alessandro De Nicola, stanno sviluppando alcune di tali tecniche, con l’idea che l’esercizio della professione, per poter creare oggi valore per l’imprese, deve essere in grado di evolversi attraverso un maggiore utilizzo della tecnologia. In questo contesto, abbiamo individuato diverse tecniche prevalentemente riconducibili al campo del knowledge management e del legal risk management che in estrema sintesi si pone l’obiettivo di trasformare un dipartimento legale interno da mero centro di costo a generatore di opportunità economicamente misurabili attraverso una gestione proattiva dei diversi rischi di impresa che abbiano la propria fonte nel mancato rispetto della normativa applicabile.
All’inizio della mia attività credo fossi a malapena capace di utilizzare programmi di scrittura, poi ho cominciato a capire quanto tempo ogni giorno potevo risparmiare con un utilizzo più consapevole della tecnologia ed oggi, a distanza di un po’ di anni, mi ritrovo a pensare alla possibilità di proporre soluzioni di tipo tecnologico al cliente al solo fine di accrescere il valore delle prestazioni professionali rese. Credo sia un gran passo in avanti, e se non pensiamo a scene apocalittiche da film di fantascienza, direi che non deve far paura.